Blisko 90% kosztów operacyjnych firm stanowią zazwyczaj wydatki na pracowników. Rachunek jest więc prosty. Nawet drobna poprawa komfortu pracy i idącej za tym efektywności może przynieść firmom milionowe oszczędności w globalnej skali. Jak więc sprawić, żeby pracowało się lepiej? World Green Building Council zebrało 60 ekspertów z 40 organizacji i 20 krajów, by przenalizować setki badań. Efektem jest raport wskazujący, że klucz tkwi w poszukiwaniu biurowego ZEN.
Nieobecności spowodowane problemami zdrowotnymi w Stanach Zjednoczonych kosztują firmy nawet do 2,5 tys. dolarów na pracownika rocznie. W Wielkiej Brytanii zły stan zdrowia psychicznego zatrudnionych przekłada się na dodatkowe wydatki przedsiębiorstw sięgające 30 miliardów funtów, natomiast w Australii blisko 7 miliardów dolarów. Wynika z tego jeden wniosek: zdrowy pracownik ma dla firmy ogromną wartość. Raport „Health, Wellbeing & Productivity in Offices” dostarcza mocnych dowodów na to, że do zdrowia wydatnie przyczynia się odpowiednio wyposażone i zaaranżowane biuro w zielonym budynku.
„Strategia zrównoważonego rozwoju obejmuje kilka obszarów. Jednym z nich jest wybór certyfikowanego budynku biurowego i rozwiązań technicznych, które przełożą się na oszczędności wody czy energii elektrycznej, drugim - wdrożenie programów z obszaru Sustainability edukujących pracowników, że nawet zmiana prostych nawyków przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego. Kolejny obszar to świadomość wpływu zrównoważonych rozwiązań na samych pracowników, ich samopoczucie i wydajność, a w ujęciu długofalowym również na kondycję przedsiębiorstwa. Już właściwa konfiguracja systemów klimatyzacji przyczynia się do tego, że pracownicy mniej chorują, a mniej zwolnień lekarskich to oszczędność czasu i pieniędzy dla firmy”, komentuje Ewelina Karpińska, Koordynator ds. Zrównoważonego Rozwoju, Dział Zarządzania Nieruchomościami w Europie Środkowo – Wschodniej, JLL.
Budynek to podstawa
Przytoczone w raporcie badania dowodzą, że pracownicy mający dostęp do naturalnego światła w biurze otrzymują go 173% więcej podczas godzin pracy niż ich koledzy bez dostępu do okien. Dzięki temu… śpią średnio 46 minut dłużej w nocy, ich jakość i wydajność snu jest lepsza, a co za tym idzie – lepiej funkcjonują podczas dnia. WGBC wskazuje, że znaczenie dla produktywności i zdrowia ma bardzo wiele czynników – od wentylacji i jakości powietrza, poprzez wspomniany dostęp do światła dziennego, komfort termiczny, akustykę aż po aranżację przestrzeni, zieleń w biurze i wokół niego czy kolor ścian oraz bliskość udogodnień. Większość z nich regulują standardy zielonego budownictwa.
„Przeprowadzka do zielonego budynku może zmniejszyć liczbę godzin nieobecności w pracy spowodowanych chorobami o blisko 40%[1]. Taki budynek musi wykazywać się odpowiednimi parametrami, żeby przejść proces certyfikacji środowiskowej. Dla przykładu - ilość świeżego powietrza w pomieszczeniach jest tu nawet o 30-40% większa niż wskazują normy. Żeby zapewnić pracownikom optymalne warunki, można wprowadzić również regulację temperatury w małych strefach. Dzięki temu w zielonym budynku po prostu dobrze się pracuje, a efektywność zespołu może wzrosnąć o 5-15%[2]”, mówi Katarzyna Zawodna, prezes Skanska Property Poland.
Wnętrza przez zielone okulary
Poza rozwiązaniami na poziomie budynku, WGBC szczegółowo omawia kwestie związane z aranżacją samej przestrzeni biurowej. Zwraca uwagę, jak bardzo do podniesienia efektywności przyczynia się zyskujący na popularności w Polsce system urządzenia biur w oparciu o aktywności zespołu (tzw. activity based workplace). Udowodnili to managerowie ujętej w raporcie firmy Plantronics - globalnego producenta sprzętu elektronicznego. Redukcja liczby sal konferencyjnych z osiemnastu do pięciu, stworzenie miejsc koncentracji, pracy zespołowej, indywidualnych i nieformalnych spotkań przyniosły redukcję nieobecności w biurze z 12,7% do 3,5%. Satysfakcja związana z miejscem pracy wzrosła o niemal 25% - do 85%.
Polskiego przykładu nie trzeba daleko szukać. Takie biuro z pełnym wachlarzem opcji wprowadziła u siebie Skanska. Warszawski budynek Atrium 1, w którym jest zlokalizowane, WGBC przytacza jako modelowy przykład zastosowania szeregu zielonych rozwiązań wpływających na efektywność pracy.
„Nowa aranżacja biura była dla naszego zespołu małą rewolucją - musieliśmy odzwyczaić się na przykład od zasiadania przy własnym biurku, co, jak się okazało, robiliśmy i tak dość rzadko. Codziennie mamy za to możliwość wyboru innego miejsca do pracy, bo teraz w ogóle nie ma biurek przypisanych do osób. Dzięki temu zyskujemy m.in. przestrzeń kreatywną, miejsca do pracy cichej, relaksu czy nieformalnych spotkań, a całość aranżacji sprzyja komunikacji i lepszej integracji”, komentuje Katarzyna Zawodna.
Znaczenie integracji wśród pracowników dostrzega WGBC. Badania przeprowadzone w jednym z call center Bank of America wskazały, że zapewnienie wspólnej przestrzeni i możliwości tworzenia koleżeńskich więzi pomiędzy pracownikami doprowadziło do redukcji stresu oraz zadziwiającego spadku rotacji kadr – z 40 do 12%. Przyniosło to firmie 15 milionów dolarów oszczędności rocznie w skali całego kraju.
Ważnym aspektem organizacji przestrzeni biurowej w oparciu o aktywności zespołu jest również zapewnienie ergonomii stanowisk pracy.
„Jak wynika z danych Eurostatu, Polacy należą do najbardziej zapracowanych europejskich narodów – pracujemy 2 godziny tygodniowo dłużej niż statystyczny obywatel UE. Ergonomia rozwiązań biurowych jest podstawą jeśli chcemy uniknąć dolegliwości będących skutkiem długotrwałej pracy przy komputerze. Na dyskomfort fizyczny w biurze skarży się aż 70% pracowników. Ponadto, według opublikowanych niedawno badań pozostawanie w pozycji siedzącej przez wiele godzin zwiększa ryzyko wystąpienia chorób układu krążenia czy cukrzycy. Dlatego na popularności zyskują rozwiązania typu sit & stand, czyli stanowiska pracownicze wyposażone w funkcję regulacji wysokości blatu. Pozwalają one na swobodne przejście od pracy siedzącej do stojącej i wprowadzenie większej aktywności w ciągu dnia pracy”, mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki i Członek Zarządu Mikomax Smart Office, firmy specjalizującej się w optymalizacji przestrzeni biurowych, która realizowała projekty aranżacji przestrzeni m.in. dla EY, Qatar Airways czy Narodowego Banku Polskiego.
Biuro blisko natury
Raport przytacza również fakty z pozoru nieoczywiste. Biofilia – termin ukuty już w roku 1943 wskazuje, że skoro człowiek wywodzi się z natury, kontakt z nią jest konieczny do zachowania zdrowia i dobrego samopoczucia. Już ponad 20 lat temu udowodniono, że pracownicy mający dostęp do „zielonego” widoku czują się mniej sfrustrowani i bardziej cierpliwi. Ostatnie badania przywołane przez WGBC niezbicie potwierdzają fakty – w jednym z kalifornijskich call center pracuje się od 7 do 12% szybciej, jeśli można wyjrzeć przez okno i zobaczyć zieleń. Brak dostępu do okien sprawia też, że programiści spędzają 15% więcej czasu na wykonywaniu najważniejszych zadań i 15% dłużej rozmawiają z kolegami przez telefon.
„W zielonych, certyfikowanych budynkach dostęp do światła dziennego jest zapewniony na 75% powierzchni biur. Jest to zasługa nie tylko samych okien, które dostosowuje się do głębokości pięter, ale też odpowiednio zaprojektowanej fasady czy zagwarantowania stosownej powierzchni typowego piętra. Wiele zależy także od aranżacji samego biura – ważne jest umiejscowienie biurek przy oknach, łazienek w głębi piętra oraz ograniczanie ilości ścian działowych lub wykonanie ich ze szkła po to, by zyskać jak najwięcej światła”, dodaje Katarzyna Zawodna.
W biurze warto również pomyśleć o roślinach lub wystrojem nawiązać do natury – jej kształtów i form, odwołując się do sztuki, jeśli nie można zapewnić roślin lub zieleni wokół. W przeprowadzonych badaniach to właśnie obrazy przedstawiające naturę przez większość pracowników zostały wskazane jako pozytywnie wpływające na poziom koncentracji i zdolność do regeneracji umysłowych sił[3].
Dyrektor ds. dobrego samopoczucia poszukiwany
Splot czynników wpływających na zdrowie i samopoczucie pracowników wymaga szczegółowej analizy. Raport proponuje schemat badania firm, na którym można oprzeć przyszłe wnioski. Pod uwagę należy wziąć trzy sfery: organizacyjną, percepcyjną oraz fizyczną. Sfera organizacyjna obejmuje wszystkie czynniki mające bezpośredni wpływ na finanse firm, takie jak absencja, koszty medyczne czy rotacja pracowników. Do percepcyjnej należy zaliczyć odczucia pracowników w odniesieniu do miejsca pracy, które można zmierzyć ankietami. Sfera fizyczna nawiązuje z kolei do takich czynników jak na przykład zanieczyszczenie powietrza czy doświetlenie przestrzeni do pracy. Monitorując wszystkie te obszary pracodawca będzie w stanie ocenić stan zdrowia, poziom zadowolenia i efektywność swojego zespołu.
Wiele firm już teraz posiada skarbnicę wiedzy w kwestii polepszenia warunków pracy, pochodzącą z działów HR, finansowych czy od zarządców nieruchomości. Zgromadzenie tej wiedzy i odpowiednie jej przełożenie na środowisko pracy można by powierzyć osobie, które zajmie nowe stanowisko - „Chief Wellbeing Officer” – czyli Dyrektora ds. Dobrego Samopoczucia lub też Komfortu. W sytuacji, kiedy na ogół 90% kosztów to koszty pracownicze, może to być złota inwestycja.
[1] Sustainability, Victoria and the Kador Group, 2008
[2] Office As Effective As Outsourcing, Skanska Property Poland, 2014
[3] Thomas J. and McCrae P. , Art Works! The importance of art in the workplace in Work and Place, 2012