[Administrator danych osobowych]
Skanska S.A. z siedzibą w Warszawie pod adresem: Al. „Solidarności” 173, 00-877 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000033102, NIP: 7780001070, REGON: 630782880, kapitał zakładowy: 220 252 500,00 zł opłacony w całości, e-mail: , zwana dalej Skanska, jest administratorem danych osobowych następujących osób (zwanych dalej łącznie Podmiotami danych):
a) Kontrahentów, tj. swoich kontrahentów, będących osobami fizycznymi, w tym osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, z którymi Skanska zawarła umowy,
b) Reprezentantów, tj.:
- reprezentantów kontrahentów Skanska, będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, zawierających ze Skanska umowy w imieniu tych kontrahentów, w tym w szczególności wspólników, członków organów kontrahentów lub prokurentów takich kontrahentów wskazanych w Krajowym Rejestrze Sądowym,
- pełnomocników kontrahentów, zawierających ze Skanska umowy w imieniu tych kontrahentów na podstawie stosownego pełnomocnictwa,
c) Osób kontaktowych, tj. pracowników i współpracowników kontrahentów, wskazanych na potrzeby umowy zawieranej pomiędzy kontrahentem a Skanska jako osoby kontaktowe kontrahenta Skanska,
d) Personelu kluczowego, tj. pracowników i współpracowników kontrahentów Skanska, których udział jest niezbędny do zawarcia lub realizacji umowy zawartej pomiędzy Skanska a kontrahentem, w tym w szczególności osób posiadających wymagane przepisami prawa kwalifikacje do wykonywania pracy określonego rodzaju,
przy czym grupa zwana „kontrahentami” – w przypadku braku dalszych doprecyzowań – obejmuje w szczególności klientów, podwykonawców, dostawców, usługodawców, doradców, pośredników oraz innych partnerów biznesowych, z którymi Skanska zawiera umowy, będących osobami fizycznymi, w tym osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną.
2. [Zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne]
Skanska wdrożyła odpowiednie zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych mając na względzie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2019 r., poz. 1781), zwanej dalej Ustawą, oraz inne właściwe przepisy o ochronie danych osobowych.
3. [Obowiązek informacyjny]
Niniejsza klauzula informacyjna stanowi spełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa:
a) w art. 13 RODO – wobec Podmiotów danych, których dane osobowe Skanska pozyskała bezpośrednio od nich,
b) w art. 14 RODO – wobec Podmiotów danych, których dane osobowe Skanska pozyskała w inny sposób niż bezpośrednio od Podmiotów danych.
4. [Źródło danych osobowych]
Skanska pozyskała dane osobowe Podmiotów danych w związku z negocjowaniem, zawarciem lub realizacją umowy:
a) bezpośrednio od Podmiotu danych, lub
b) od innych osób działających w imieniu kontrahenta Skanska, lub
c) ze źródeł publicznie dostępnych, w tym w szczególności z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowego Rejestru Sądowego lub z innego właściwego rejestru publicznego.
5. [Kategorie danych osobowych]
Skanska przetwarza (w zależności od przypadku) następujące kategorie danych osobowych:
a) Kontrahentów – imiona i nazwiska, nazwy, adresy siedziby/zakładu głównego/korespondencyjne, numery NIP, numery REGON, adresy e-mail, numery telefonów, a także – gdy jest to niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy z Kontrahentem – dodatkowo informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub doświadczeniu danego Kontrahenta,
b) Reprezentantów oraz Osób kontaktowych - imiona i nazwiska, stanowiska służbowe, służbowe adresy e-mail, służbowe numery telefonów,
c) Personelu kluczowego – imiona i nazwiska, stanowiska służbowe, służbowe adresy e-mail, służbowe numery telefonów, a także – gdy jest to niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy z kontrahentem Skanska – dodatkowo informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub doświadczeniu danego członka Personelu kluczowego kontrahenta Skanska.
6. [Cele przetwarzania danych osobowych]
Dane osobowe Podmiotów danych przetwarzane są przez Skanska w celu negocjacji, zawarcia oraz wykonywania umów z kontrahentami Skanska, w tym w szczególności w celu:
- prawidłowej realizacji współpracy na podstawie zawartej umowy,
- dokonywania wszelkich rozliczeń wynikających z zawartych umów oraz udokumentowania transakcji z nimi związanych, w tym dla celów kontrolnych, podatkowych lub audytowych,
- raportowania wewnątrzgrupowego,
- realizacji procesów biznesowych,
- udostępniania kontrahentom, będącym klientami Skanska, danych osobowych Podmiotów danych (w tym w szczególności danych Personelu kluczowego) pochodzących od kontrahentów, będących podwykonawcami Skanska,
- ewentualnych postępowań administracyjnych lub innych postępowań, w tym w szczególności związanych z dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami.
7. [Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych]
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Podmiotów danych jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do wykonania umowy zawartej pomiędzy Skanska a osobą, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy, co dotyczy danych osobowych Kontrahentów, lub
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność do wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Skanska, w tym w szczególności obowiązków wynikających z przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, ustawy – Prawo budowlane, jak również z przepisów dotyczących kwestii rachunkowych, podatkowych oraz archiwizacyjnych, lub
c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Skanska, jakim jest:
- konieczność działania za pośrednictwem Reprezentanta lub Osoby kontaktowej w celu zawarcia lub realizacji umowy z kontrahentem,
- konieczność udostępnienia kontrahentom, będącym klientami Skanska danych osobowych Podmiotów danych (w tym w szczególności danych Personelu kluczowego) pochodzących od kontrahentów, będących podwykonawcami Skanska, jeżeli jest to niezbędne do zawarcia lub prawidłowej realizacji umowy zawartej z klientem Skanska, w tym w szczególności w kontekście udziału osób posiadających wymagane przepisami prawa kwalifikacje do wykonywania pracy określonego rodzaju,
- konieczność udziału Personelu kluczowego kontrahenta dla zapewnienia wysokiej jakości świadczonych na rzecz Skanska usług, w tym w zakresie wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dla celów prawidłowej realizacji wszelkich zobowiązań kontrahenta wynikających z zawartej ze Skanska umowy,
- ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami do czasu ich przedawnienia lub do czasu zakończenia właściwych postępowań.
8. [Dobrowolność podania danych osobowych]
Podanie danych osobowych przez Podmiot danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, o których mowa w pkt 6 powyżej, a zatem stanowi warunek zawarcia i realizacji umowy pomiędzy Skanska a kontrahentem, dlatego niepodanie tych danych skutkuje niemożnością zawarcia lub realizacji takiej umowy.
9. [Zasada minimalizacji]
Zgodnie z zasadą minimalizacji, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, Skanska przetwarza wyłącznie te kategorie danych osobowych, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w pkt 6 powyżej.
10. [Udostępnianie danych osobowych]
Skanska może udostępniać dane osobowe Podmiotów danych (w tym w szczególności dane Personelu kluczowego) pochodzących od kontrahentów, będących podwykonawcami Skanska kontrahentom, będącym klientami Skanska, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, o którym mowa w pkt 7 lit. c tiret drugie powyżej. W innych przypadkach Skanska nie udostępnia danych osobowych Podmiotów danych osobom trzecim bez ich zgody, przy czym dane te mogą być udostępniane podmiotom posiadającym stosowne umocowanie w obowiązujących przepisach prawa, tj. organom administracji, organom podatkowym, organom ścigania i innym uprawnionym podmiotom, w tym w szczególności sądom, prokuraturze, Policji, innym organom ochrony państwa oraz organom nadzoru budowlanego.
11. [Powierzenie danych osobowych]
Dane osobowe Podmiotów danych mogą być przez Skanska powierzane do przetwarzania:
a) firmom informatycznym świadczącym usługi hostingowe, obsługującym domeny internetowe oraz zajmującym się dostarczaniem lub obsługą, w tym utrzymywaniem systemów informatycznych, z których korzysta Skanska,
b) firmom świadczącym na rzecz Skanska usługi pocztowe, kurierskie i przewozowe – w celu doręczania korespondencji,
c) firmom świadczącym na rzecz Skanska inne usługi, które są niezbędne do bieżącej działalności Skanska i które związane są z powierzeniem danych osobowych, w tym w szczególności podmiotom świadczącym usługi IT, finansowe, księgowe, prawne, audytorskie, ochrony, archiwizacyjne oraz związane z bezpiecznym niszczeniem dokumentów,
innym spółkom z Grupy Skanska (gdzie Grupa Skanska oznacza Skanska AB i wszystkie podmioty prawne, w których Skanska AB, bezpośrednio lub pośrednio kontroluje 50% lub więcej praw głosu) w związku ze świadczeniem usług związanych z funkcjonowaniem Skanska w ramach Grupy Skanska.
W takiej sytuacji Skanska zawiera ze wskazanymi wyżej podmiotami (jako Podmiotami przetwarzającymi) umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a podmioty te przetwarzają powierzone dane osobowe wyłącznie na potrzeby, w zakresie i w celach wskazanych w umowach powierzenia.
12. [Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych]
Dane osobowe Podmiotów danych co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich, ani organizacji międzynarodowych w rozumieniu przepisów RODO.
W przypadku przekazywania danych osobowych do państw spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Skanska będzie stosowała odpowiednie zabezpieczenia, o których mowa w rozdziale V RODO, co w szczególności może obejmować zamieszczanie w umowach z podmiotami z państw trzecich, którym dane osobowe miałyby zostać przekazane, standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską dotyczących przekazywania danych osobowych.
13. [Okres przetwarzania danych osobowych]
Skanska przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do osiągnięcia celów wskazanych w pkt 6 powyżej, w tym przez czas:
- niezbędny do wykonania i rozliczenia umowy z kontrahentem,
- niezbędny dla celów udokumentowania czynności z udziałem Podmiotu danych,
- trwania zobowiązania do zachowania poufności (jeżeli znajduje zastosowanie w danym przypadku),
- trwania zobowiązań z tytułu rękojmi lub gwarancji.
Dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazany w zdaniu poprzedzającym, w przypadku, gdy taki obowiązek nałożony na Skanska wynika ze szczególnych przepisów prawa (np. w zakresie przechowywania dokumentacji rachunkowej i podatkowej) lub gdy wynika to z prawnie uzasadnionego interesu Skanska, o którym mowa w pkt 7 lit. c powyżej (np. przez okres przedawnienia roszczeń lub zakończenia właściwych postępowań).
14. [Prawa osoby, której dane dotyczą]
Podmioty danych mają prawo do:
a) bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 12 RODO,
b) dostępu do swoich danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO,
c) poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych zgodnie z art. 16 RODO,
d) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) zgodnie z art. 17 RODO,
e) ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO,
f) przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO,
g) wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 21 RODO,
h) niepodlegania profilowaniu zgodnie z art. 22 w zw. z art. 4 pkt 4 RODO,
z uwzględnieniem zasad korzystania i realizowania tych uprawnień wynikających z przepisów RODO.
15. [Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych]
Poza uprawnieniami, o których mowa w punkcie poprzedzającym, Podmioty danych mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: , tel. +48 606 950 000), o którym mowa w art. 77 RODO, jeżeli sądzą, że przetwarzanie ich danych osobowych przez Skanska narusza przepisy RODO.
16. [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie]
Dane osobowe Podmiotów danych nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, przez Skanska w rozumieniu przepisów RODO.
17. [Zgłoszenia]
Wszelkie zapytania, wnioski i skargi związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Skanska oraz z realizacją uprawnień, o których mowa w pkt 14 powyżej, zwane dalej Zgłoszeniami, należy kierować na następujący adres e-mail: lub w formie pisemnej na następujący adres Skanska: Skanska S.A., Al. „Solidarności” 173, 00-877 Warszawa.
Zgłoszenie powinno zawierać: dane osoby lub osób, których ono dotyczy, powód Zgłoszenia, w tym treść żądania, oraz – w miarę możliwości – jego podstawę prawną, a także oczekiwany sposób załatwienia sprawy. Podanie tych informacji pozwoli na szybkie nawiązanie kontaktu, w tym w szczególności, gdy zajdzie potrzeba weryfikacji tożsamości osoby dokonującej Zgłoszenia lub doprecyzowania z jakiego uprawnienia oraz w jakim zakresie chce ona skorzystać, a także na możliwie najszybsze rozpatrzenie Zgłoszenia w terminach przewidzianych w przepisach RODO.
